Projectcontrol is een essentieel beheersinstrument dat door projectmanagers en hogere leidinggevenden wordt gebruikt om de voortgang van hun projecten te bewaken. Het omvat de processen, systemen en hulpmiddelen die worden gebruikt voor het plannen, volgen en beheren van wijzigingen in omvang, budget, planning, kwaliteit en andere projectparameters. Laten we eens kijken hoe projectcontrol werkt. 

Scopebeheer 

De scope van een project definieert welke activiteiten zullen worden uitgevoerd om de projectdoelstellingen te halen. Een goed gedefinieerde scope helpt ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij het project begrijpt welke taken moeten worden uitgevoerd om het project succesvol te laten zijn. Om het bereik van een project effectief te beheren, is het belangrijk om meetbare doelstellingen te definiëren. Deze doelstellingen moeten gedurende de hele levenscyclus van het project worden bijgehouden, zodat eventuele wijzigingen of aanpassingen snel kunnen worden vastgesteld en indien nodig aangepakt. 

Beheer van het budget 

Een nauwkeurig budget is essentieel voor een succesvolle projectcontrol. Een budget moet alle kosten omvatten die samenhangen met het voltooien van een bepaalde taak of het bereiken van een resultaat, van lonen en salarissen tot materialen en overheadkosten. De ontwikkeling van een nauwkeurig budget vereist zorgvuldige planning. Het is belangrijk dat alle kosten die verband houden met de voltooiing van elke taak worden opgenomen. Het budget moet ook onvoorziene kosten bevatten voor het geval zich in de loop van het project onverwachte kosten voordoen. Dit zal ervoor zorgen dat er onderweg geen verrassingen opduiken die jouw tijdschema’s kunnen doen ontsporen of budgetoverschrijdingen kunnen veroorzaken.  

Beheer van de planning 

Het beheren van een planning voor een grootschalig project kan zelfs voor ervaren managers een uitdaging zijn. Het maken van een tijdlijn is essentieel om op schema te blijven, het stelt je in staat om verwachtingen te stellen voor wanneer taken moeten worden voltooid en om potentiële risico’s in een vroeg stadium te identificeren, zodat je zo nodig kunt bijsturen. Het vaststellen van mijlpalen is ook belangrijk, deze kunnen je helpen de voortgang in de tijd te meten en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen weten wanneer hun werk klaar moet zijn, zodat deadlines worden gehaald zonder haast of vertragingen op het laatste moment door knelpunten die worden veroorzaakt door het wachten op de input of output van iemand anders voordat je verder gaat op het pad van jouw tijdlijn.  

Conclusie

Projectcontrol omvat het gebruik van processen, systemen en hulpmiddelen om veranderingen in omvang, budget, planning, kwaliteit en andere gerelateerde parameters te plannen, bij te houden en te beheren gedurende de gehele levenscyclus van een bepaald project. Van de eerste planning tot en met de voltooiing, om de gewenste resultaten te bereiken binnen vastgestelde beperkingen zoals tijdschema’s en budgetten, terwijl de belanghebbenden onderweg op de hoogte worden gehouden. Dit vereist zorgvuldige aandacht, niet alleen tijdens de planning maar ook tijdens de uitvoering; dit zorgt ervoor dat zowel kortetermijndoelstellingen worden gehaald als langetermijndoelstellingen in het oog worden gehouden door regelmatige monitoring en evaluatie. Met de juiste beheerstechnieken van begin tot eind, inclusief maar niet beperkt tot die welke hierboven zijn beschreven – scope management, budget management en planning management – kan de projectbeheersing bijdragen tot succesvolle resultaten voor alle betrokken partijen, ongeacht de omvang of complexiteit.
Kijk voor meer informatie over projectcontrol op https://www.criticalminds.com/nl/